LA COMISIÓN EUROPEA,
Visto el Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea,
Visto el Reglamento (UE) no 223/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de marzo de 2014, relativo al Fondo de Ayuda Europea para las Personas Más Desfavorecidas (1), y, en particular, su artículo 32, apartado 8, párrafo segundo,
Considerando lo siguiente:
(1)
El Reglamento de Ejecución (UE) no 463/2014 de la Comisión (2) establece las disposiciones necesarias para la elaboración de los programas. Con el fin de garantizar la ejecución de los programas financiados por el Fondo de Ayuda Europea para las Personas Más Desfavorecidas (en lo sucesivo, «el FEAD»), es necesario establecer otras disposiciones relativas a la aplicación del Reglamento (UE) no 223/2014.
(2)
A los efectos del artículo 32, apartado 2, letra d), del Reglamento (UE) no 223/2014, es necesario establecer las especificaciones técnicas del sistema para el registro y el almacenamiento informatizados de los datos de cada operación necesarios para el seguimiento, la evaluación, la gestión financiera, la verificación y la auditoría.
(3)
Las especificaciones técnicas detalladas del sistema para registrar y almacenar datos deben estar lo suficientemente documentadas para garantizar la pista de auditoría del cumplimiento de los requisitos legales.
(4)
El sistema para registrar y almacenar los datos debe incluir también herramientas de búsqueda y funciones de presentación de la información adecuadas para poder recuperar y agregar fácilmente la información almacenada a efectos de seguimiento, evaluación, gestión financiera, verificación y auditoría.
(5)
Las medidas previstas en el presente Reglamento se ajustan al dictamen del Comité del Fondo de Ayuda Europea para las Personas Más Desfavorecidas.
HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:
Artículo 1
Disposiciones generales
El sistema para registrar y almacenar datos sobre las operaciones a que se refiere el artículo 32, apartado 2, letra d), del Reglamento (UE) no 223/2014, deberá cumplir las especificaciones técnicas establecidas en los artículos 2 a 5.
Artículo 2
Protección y conservación de los datos y los documentos y su integridad
1. El acceso al sistema se basará en los derechos previamente definidos para los distintos tipos de usuarios y se suprimirá cuando ya no sea necesario.
2. El sistema conservará un historial de todo registro, modificación y supresión de datos y documentos que se efectúen.
3. El sistema no deberá permitir la modificación del contenido de los documentos que lleven una firma electrónica. Al objeto de certificar el depósito del documento que lleve una firma electrónica, se generará un sello de tiempo que será asociado al documento y no podrá ser modificado. La supresión de este tipo de documentos será registrada en el historial de conformidad con el apartado 2.
4. Los datos serán periódicamente objeto de copias de seguridad. Las copias de seguridad del contenido íntegro del fichero electrónico de operaciones deberán estar listas para su utilización en caso de emergencia.
5. El dispositivo de almacenamiento electrónico deberá estar protegido contra todo riesgo de pérdida o alteración de su integridad. Dicha protección incluirá la protección física contra la temperatura y los niveles de humedad inadecuados, sistemas de detección de incendios y robo, sistemas de protección adecuada contra los ataques de virus, piratas informáticos y cualquier otro tipo de acceso no autorizado.
6. El sistema deberá permitir la migración de los datos, el formato y el entorno informático a intervalos suficientes para garantizar la legibilidad y el acceso a los documentos y los datos hasta el final del período pertinente contemplado en el artículo 51, apartado 1, del Reglamento (UE) no 223/2014.
Artículo 3
Funciones de búsqueda y presentación de la información
Dicho sistema incluirá:
a)herramientas de búsqueda adecuadas que permitan la fácil recuperación de los documentos, los datos y los metadatos;
b)una función informativa que permita la generación de informes sobre la base de criterios definidos previamente, en particular en lo relativo a los datos establecidos en el Reglamento Delegado (UE) no 532/2014 de la Comisión (3);
c)la posibilidad de grabar, exportar o imprimir los informes a que se refiere la letra b), o una conexión a una aplicación externa que prevea dicha posibilidad.
Artículo 4
Documentación del sistema
La autoridad de gestión deberá facilitar documentación funcional y técnica, detallada y actualizada, sobre el funcionamiento y las características del sistema, que sea accesible, previa solicitud, por parte de las entidades pertinentes responsables de la gestión del programa, así como por parte de la Comisión y del Tribunal de Cuentas Europeo.
La documentación a que se refiere el párrafo primero deberá aportar pruebas de la aplicación del Reglamento (UE) no 223/2014 en el Estado miembro de que se trate.
Artículo 5
Seguridad del intercambio de información
El sistema utilizado estará protegido mediante medidas de seguridad adecuadas en materia de clasificación de los documentos, protección de los sistemas de información y protección de los datos personales. Estas medidas deberán cumplir las normas internacionales y los requisitos legales nacionales.
Las medidas de seguridad a que se hace referencia en el párrafo primero deberán proteger las redes y los medios de transmisión cuando el sistema utilizado interactúe con otros módulos y sistemas.
Artículo 6
Entrada en vigor
El presente Reglamento entrará en vigor el vigésimo día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.
El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro.
Hecho en Bruselas, el 11 de febrero de 2015.
Por la Comisión
El Presidente Jean-Claude JUNCKER
_______________________________
(1) DO L 72 de 12.3.2014, p. 1.
(2) Reglamento de Ejecución (UE) no 463/2014 de la Comisión, de 5 de mayo de 2014, por el que se establecen, de conformidad con el Reglamento (UE) no 223/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, relativo al Fondo de Ayuda Europea para las Personas Más Desfavorecidas, los términos y condiciones aplicables al sistema de intercambio electrónico de datos entre los Estados miembros y la Comisión (DO L 134 de 7.5.2014, p. 32).
(3) Reglamento Delegado (UE) no 532/2014 de la Comisión, de 13 de marzo de 2014, que complementa el Reglamento (UE) no 223/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo relativo al Fondo de Ayuda Europea para las Personas Más Desfavorecidas (DO L 148 de 20.5.2014, p. 54).