ORGANIZACIÓN DEL ÓRGANO DE VIGILANCIA DE LA AELC
Artículo 1
Colegio
Los miembros del Órgano de Vigilancia de la AELC actuarán colectivamente de conformidad con las disposiciones del presente Reglamento y, en tal condición, constituirán el Colegio.
El funcionamiento del Órgano se regirá por el principio de colegialidad, basado en la igualdad de participación de los miembros del Colegio en la adopción de decisiones. Las decisiones serán objeto de deliberación en común y todos los miembros del Colegio tendrán la responsabilidad colectiva de toda decisión adoptada.
El orden protocolario del Colegio estará encabezado por la presidencia, seguida de los miembros en función de su antigüedad. A igualdad de antigüedad, la prelación de los miembros estará determinada por su edad.
Artículo 2
Presidencia
La presidencia representará públicamente al Órgano en su conjunto, respetando al mismo tiempo el principio de colegialidad.
La presidencia supervisará la administración del Órgano y estará facultada para celebrar contratos y vincular al Órgano para que este pueda ejercer sus funciones, sin por ello afectar a las competencias y funciones a que se refiere el artículo 7 del presente Reglamento.
La presidencia mantendrá al Colegio informado de su orientación general y de cuestiones específicas de interés para otros miembros del Colegio. La presidencia obrará teniendo debidamente en cuenta las opiniones expresadas por otros miembros del Colegio y de conformidad con las directrices, las políticas y los procedimientos establecidos por el Colegio de conformidad con el artículo 16.
Artículo 3
Carteras
El Colegio encomendará a cada miembro la preparación y ejecución de sus decisiones en ámbitos determinados (en lo sucesivo, «carteras»). Los miembros informarán periódicamente al Colegio de la política de control del cumplimiento en sus respectivos ámbitos de responsabilidad, le presentarán propuestas al respecto y dirigirán la comunicación pública del Órgano en dichos ámbitos.
Las carteras se asignarán por consenso tras el nombramiento de uno o más nuevos miembros del Colegio. La asignación se revisará al menos cada dos años o a petición de un miembro del Colegio. Si no se llega a un consenso, la asignación se mantendrá sin cambios: los miembros conservarán sus carteras o asumirán las que se hubieran asignado a la persona predecesora (es decir, el miembro del Colegio cuyo nombramiento hubiera propuesto con anterioridad el Gobierno del mismo Estado de la AELC).
Artículo 4
Departamentos
En el ejercicio de sus funciones, el Colegio estará asistido por los cuatro departamentos siguientes: Mercado Interior, Competencia y Ayudas Estatales, Asuntos Jurídicos y Ejecutivos, y Administración. Los departamentos colaborarán estrechamente.
Cada uno de los departamentos estará dirigido por una persona nombrada por el Colegio en su conjunto y responsable ante este de las actividades de su departamento. Dichas personas gestionarán los departamentos que dirijan de acuerdo con las políticas, procedimientos y directrices establecidos por el Colegio e informarán al Colegio con la periodicidad requerida. Cuando se encomiende a un miembro concreto del Colegio la preparación y ejecución de decisiones, la dirección del departamento de que se trate recibirá sus instrucciones de dicho miembro.
Antes de someter una propuesta a decisión del Colegio, el departamento encargado deberá consultar a los demás departamentos a los que afecte. Con la excepción de las decisiones delegadas en la dirección de un departamento de conformidad con el artículo 13, párrafo tercero, toda propuesta de acto jurídico y medida que pueda tener consecuencias de orden jurídico se someterá a consulta con la dirección del departamento de Asuntos Jurídicos y Ejecutivos. Asimismo, toda propuesta que pueda afectar a la administración del Órgano, en particular, por medio de la gestión de recursos humanos o por su incidencia presupuestaria, se consultará con la dirección del departamento de Administración. Al presentar al Colegio la propuesta, se hará constar cualquier desacuerdo entre departamentos.
El Colegio podrá crear grupos de trabajo y otras estructuras interdepartamentales que se ocupen de asuntos concretos. En tal caso, designará una persona que presida el grupo y determinará el mandato y funcionamiento de este.
Artículo 5
Sustituciones
En caso de impedimento de la presidencia, asumirán sus funciones el segundo miembro más antiguo en el orden protocolario durante el primer semestre del año y el tercer miembro más antiguo durante el segundo semestre del año. Ello incluirá el ejercicio de las funciones que incumban a la presidencia en su calidad de miembro del Colegio.
En caso de impedimento de un miembro del Colegio, asumirá sus funciones el siguiente miembro en orden protocolario o, en el caso de tratarse del miembro más novel, el miembro inmediatamente anterior capaz de ejercer sus funciones.
En caso de impedimento de una persona que ejerza funciones de dirección, asumirá sus funciones el personal funcionario subordinado siguiendo el orden establecido por dicha persona. Las personas que ejerzan funciones de dirección informarán del orden aplicable a la dirección del departamento de Asuntos Jurídicos y Ejecutivos.
Artículo 6
Abstención de miembros del Colegio
Sin perjuicio del artículo 9, apartado 3, del Acuerdo entre los Estados de la AELC por el que se instituyen un Órgano de Vigilancia y un Tribunal de Justicia (en lo sucesivo, «Acuerdo de Vigilancia y Jurisdicción»), si un miembro del Colegio considera que, al objeto de ofrecer plenas garantías de independencia del Órgano, sería oportuno que no participara en las deliberaciones o en las decisiones relacionadas con una cuestión o con parte de ella, dicho miembro podrá abstenerse.
En ese caso, el miembro del Colegio informará de su decisión a la dirección del departamento de Asuntos Jurídicos y Ejecutivos. Esta informará inmediatamente a los demás miembros del Colegio y a los miembros del personal afectados y adoptará todas las medidas necesarias para garantizar que el miembro del Colegio que se haya abstenido no participe más en el asunto en cuestión.
Si el miembro del Colegio que se abstenga considera que, en interés del Órgano o del correcto ejercicio de las competencias y funciones a que se refiere el artículo 7 del presente Reglamento, debiera ser sustituido por un miembro ad hoc del Colegio a los efectos del asunto, ese miembro propondrá a los demás miembros del Colegio su sustitución, de acuerdo con el artículo 9, apartado 3, del Acuerdo de Vigilancia y Jurisdicción.
DECISIONES DEL ÓRGANO DE VIGILANCIA DE LA AELC
Artículo 7
Tipos de decisiones
Las competencias y funciones atribuidas al Órgano por el Acuerdo EEE y el Acuerdo de Vigilancia y Jurisdicción, en particular su artículo 5, corresponden al Colegio.
En el ejercicio de dichas competencias y funciones, el Órgano adoptará decisiones:
a) | en las reuniones del Colegio, de conformidad con los artículos 8 a 11; |
b) | mediante procedimiento escrito, de conformidad el artículo 12; |
c) | utilizando la delegación, de conformidad con el artículo 13. |
Lo mismo se aplica a las competencias y funciones atribuidas al Órgano por el Acuerdo sobre la retirada del Reino Unido del Acuerdo EEE y el Acuerdo de Vigilancia y Jurisdicción, en particular el artículo 2 del Protocolo 9 del Acuerdo de Vigilancia y Jurisdicción.
Artículo 8
Reuniones del Colegio
Las reuniones del Colegio serán convocadas por la presidencia. Por regla general, el Colegio se reunirá una vez por semana. También se reunirá siempre que sea necesario.
La persona que presida el Colegio presidirá también sus reuniones.
El quorum de asistencia requerido será de dos miembros. Para adoptar una decisión serán necesarios al menos dos votos a su favor.
Artículo 9
Orden del día del Colegio
La presidencia elaborará el proyecto de orden del día de cada reunión. En él figurarán los puntos cuya inclusión sea solicitada por un miembro. Del mismo modo, todo punto que siga pendiente más de seis meses después de obtener la autorización de la dirección del departamento de Asuntos Jurídicos y Ejecutivos se incluirá en el proyecto de orden del día de la primera reunión de cada mes posterior.
Salvo que se decida otra cosa, el proyecto de orden del día y los documentos de trabajo necesarios se comunicarán a los miembros al menos tres días hábiles antes de la fecha de la reunión. El proyecto de orden del día será confidencial.
Cuando así lo solicite un miembro, el debate de un punto del proyecto de orden del día se aplazará hasta la siguiente reunión, salvo que dicho aplazamiento, por tener que respetarse unos plazos establecidos, impida al Colegio adoptar una decisión efectiva sobre el asunto.
El Colegio podrá decidir por unanimidad, con el consentimiento expreso de todo miembro del Colegio que no pueda estar presente, suprimir un punto del orden del día o que se debata y resuelva una cuestión que no esté incluida en el proyecto de orden del día o respecto de la cual los documentos de trabajo necesarios hayan sido distribuidos tardíamente.
El Colegio, una vez recibidos el proyecto de orden del día y las solicitudes de modificación de este, aprobará en reunión el orden del día.
Artículo 10
Participación en las reuniones del Colegio
Las reuniones del Colegio no serán públicas. Sus deliberaciones serán confidenciales.
La dirección del departamento de Asuntos Jurídicos y Ejecutivos asistirá a todas las reuniones. Salvo que el Colegio decida otra cosa, la asistencia a las reuniones será obligatoria en el caso de quienes dirijan los departamentos encargados de preparar los proyectos de decisiones incluidos en el proyecto de orden del día y facultativa en el caso de quienes dirijan los demás departamentos.
Por iniciativa propia o a instancia de un miembro, la presidencia podrá invitar a determinados miembros del personal funcionario del Órgano a asistir a toda o parte de la reunión y a hacer uso de la palabra.
En el caso de reuniones del Colegio en las que se adopten determinados tipos de decisiones, cuando el Órgano tenga la obligación de permitir la presencia de representantes de otra institución, agencia u organismo, o cuando se haya comprometido a ello, se invitará a dicha institución, agencia u organismo a estar representado en toda o parte de la reunión.
El Órgano podrá invitar a cualquier otra persona a que asista a toda o parte de una reunión y haga uso de la palabra.
Artículo 11
Actas de las reuniones del Colegio
Se levantará un acta de cada reunión del Colegio.
El acta se basará en el orden del día aprobado al comienzo de la reunión y hará constar las decisiones importantes respecto de los puntos del orden del día, es decir, normalmente si se ha adoptado, rechazado o aplazado una propuesta, así como cualquier elemento del que se haya tomado nota.
Las actas se autenticarán con la firma de la presidencia y el refrendo de la dirección del departamento de Asuntos Jurídicos y Ejecutivos.
Artículo 12
Decisiones por procedimiento escrito
A propuesta de uno de los miembros, el Colegio podrá adoptar una decisión mediante procedimiento escrito. Cualquier miembro podrá solicitar durante el procedimiento escrito que la propuesta se debata en una reunión del Colegio. En tal caso, se incluirá en el proyecto de orden del día de la reunión del Colegio más inmediata.
El texto de la propuesta de decisión se enviará a todos los miembros con indicación de una fecha prevista para su adopción.
La propuesta se considerará adoptada por el Colegio en la fecha propuesta siempre y cuando:
— | la fecha propuesta sea, como mínimo, tres días hábiles después de la distribución de la propuesta; se haya comprobado que todos los miembros del Colegio tienen conocimiento de la comunicación de la propuesta; al menos dos miembros del Colegio hayan expresado su aprobación, y no se haya solicitado que se debata la propuesta en una reunión del Colegio; o |
— | todos los miembros del Colegio hayan expresado su aprobación. |
La decisión se consignará en el acta de la próxima reunión del Colegio.
Artículo 13
Decisiones delegadas
Siempre que se respete plenamente el principio de responsabilidad colegial, el Colegio podrá habilitar a uno de sus miembros para tomar, en su nombre y bajo su control, decisiones claramente definidas en los ámbitos en los que se le haya asignado responsabilidad con arreglo al artículo 3, y para adoptar el texto definitivo de una decisión cuyo contenido haya sido determinado previamente por el propio Colegio.
En los períodos en que no esté en servicio un número suficiente de miembros del Colegio para cumplir el quorum, podría autorizarse a uno o más miembros del Colegio para tomar cualquier decisión urgente que sea precisa.
En los procedimientos relativos a la incorporación o aplicación tardías por parte de los Estados de la AELC de los actos mencionados o incluidos en los anexos del Acuerdo EEE o en las decisiones del Comité Mixto del EEE, así como en los procedimientos relativos al incumplimiento por parte de los Estados de la AELC de los actos sujetos al procedimiento simplificado en el ámbito alimentario y veterinario, la dirección del departamento de Mercado Interior y la dirección del departamento de Competencia y Ayudas Estatales, según proceda, podrán estar facultadas para enviar aprobar cartas de emplazamiento, aprobar dictámenes motivados y archivar casos.
También podrá habilitarse a determinados miembros del personal funcionario para que adopten medidas de gestión o de administración claramente definidas.
Sin perjuicio la delegación de facultades decisorias, el Colegio se reserva, en cualquier caso, el derecho de adoptar cualquier decisión por sí mismo. Además, el miembro competente del Colegio podrá decidir no ejercer las competencias delegadas y remitir, en su lugar, al conjunto del Colegio la adopción de la decisión. Toda decisión que un miembro del Colegio considere de especial importancia o interés se remitirá, en cualquier caso, al Colegio en su conjunto.
La dirección del departamento de Asuntos Jurídicos y Ejecutivos informará periódicamente al Colegio de las decisiones adoptadas en virtud de las competencias conferidas por una decisión de delegación y se encargará de que se tome nota de dichas decisiones en una reunión del Colegio.
Las competencias conferidas de conformidad con el presente artículo se ejercerán únicamente con la aprobación de la dirección del departamento de Asuntos Jurídicos y Ejecutivos y no se podrán subdelegar, salvo que así lo disponga expresamente la decisión de delegación.
Artículo 14
Procedimiento
La dirección del departamento de Asuntos Jurídicos y Ejecutivos asistirá a la presidencia en la preparación de las reuniones del Colegio, en la aplicación de los procedimientos de decisión y en la tarea de garantizar, en su caso, la notificación y publicación de las decisiones del Órgano.
A tal efecto, velará por que se cumplan las normas para la preparación y presentación de los documentos que examinarán los miembros y tomará, cuando proceda, las medidas necesarias para garantizar la notificación oficial de las decisiones del Órgano y su publicación.
Artículo 15
Autenticación
Los actos jurídicos adoptados por el Colegio en una reunión o mediante procedimiento escrito se autenticarán en la lengua o lenguas en que deban ser auténticos mediante la firma de la presidencia y el refrendo de la dirección del departamento de Asuntos Jurídicos y Ejecutivos.
Los actos jurídicos adoptados mediante el procedimiento de habilitación se autenticarán en la lengua o lenguas en que deban ser auténticos mediante la firma del miembro habilitado y el refrendo de la dirección del departamento de Asuntos Jurídicos y Ejecutivos.
En los casos definidos en los que un miembro del personal funcionario haya sido habilitado para adoptar actos jurídicos, estos se autenticarán mediante la simple firma de dicho miembro del personal funcionario.
Siempre que sea posible se utilizarán firmas electrónicas.
GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN
Artículo 16
Decisiones de gestión y administrativas
La dirección del departamento competente adoptará, bajo la autoridad de la presidencia y de conformidad con las políticas, los procedimientos y las directrices establecidos por el Colegio, las decisiones de gestión y administrativas del Órgano referentes al nombramiento de miembros del personal funcionario, a la celebración de contratos y a otras cuestiones que no afecten a las competencias y funciones a que se refiere el artículo 7 del presente Reglamento.
Las decisiones relacionadas con la gestión y la administración del Órgano que puedan afectar a su capacidad para ejercer las competencias y funciones a que se refiere el artículo 7 del presente Reglamento, como el nombramiento de la dirección de sus departamentos, y los cambios en la estructura, la asignación de recursos o las responsabilidades respectivas de los departamentos del Órgano únicamente se podrán adoptar por consenso del Colegio en su conjunto.
Las distintas direcciones del Órgano serán responsables ante el Colegio de sus decisiones e informarán a este en su conjunto, según lo exigido. El Colegio establecerá, según sea necesario, normas, directrices, políticas y procedimientos para dar efecto al presente Reglamento de procedimiento y para orientar la gestión y administración del Órgano en su conjunto.
La presidencia convocará periódicamente reuniones de gestión en las que las distintas direcciones informarán al Colegio sobre la gestión y el funcionamiento de sus departamentos y este les ofrecerá orientación al respecto.
Las distintas direcciones consultarán periódicamente a la dirección del departamento de Administración sobre la gestión de sus departamentos en lo que se refiere a cuestiones de recursos humanos, financieras, de tecnologías de la información y de seguridad, así como otras cuestiones administrativas.
DISPOSICIONES FINALES
Artículo 17
Entrada en vigor
El presente Reglamento de procedimiento entrará en vigor el 1 de enero de 2018.
Artículo 18
Derogación
Con la entrada en vigor del presente Reglamento de procedimiento, queda derogado y sustituido simultáneamente el Reglamento de procedimiento de 7 de enero de 1994, en su forma enmendada.
Ninguna decisión adoptada con arreglo al anterior Reglamento de procedimiento se verá afectada.
Artículo 19
Publicación
El presente Reglamento de procedimiento, cuya versión en lengua inglesa es auténtica, se publicará en la sección EEE y en el Suplemento EEE del Diario Oficial de la Unión Europea.
(1) Decisión del Colegio n.o 001/94/COL.
(2) Decisión del Colegio n.o 217/17/COL.
(3) Decisión del Colegio n.o 007/20/COL.
(4) Decisión del Colegio n.o 004/21/COL.
(5) Decisión del Colegio n.o 115/26/COL.