LA ALTA AUTORIDAD,
Vistos los artículos 8, 47, 60 a 64, 80, 82 y 86 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea del Carbón y del Acero,
Considerando que la Alta Autoridad tiene la misión de asegurar la consecución de los objetivos fijados por el Tratado, y en particular la de hacer respetar a las empresas las obligaciones derivadas de las disposiciones del Tratado y de las decisiones adoptadas para su aplicación;
Considerando que el cumplimiento de esta misión, especialmente en materia de precios, implica verificaciones y controles sobre documentación contable en las empresas;
Considerando que semejantes controles y verificaciones sólo pueden ser eficaces si los hechos y operaciones que pudieran constituir fuentes de información necesarias para la Alta Autoridad, pueden ser comprobados en los documentos comerciales y contables;
Considerando, por tanto que las empresas deben estar en condiciones de presentar a los agentes o mandatarios de la Alta Autoridad documentos comerciales y contables que proporcionen las indicaciones indispensables para un control eficaz del cumplimiento de las normas de precios;
Considerando que mediante esas verificaciones y controles, los agentes o mandatarios de la Alta Autoridad deben asimismo estar en condiciones de establecer el valor de las ventas irregulares, con arreglo al artículo 64 así como, en tanto fuere necesario, el volumen de negocios de la empresa definido en el artículo 82 del Tratado;
Considerando que los Estados miembros han adoptado disposiciones legales y reglamentarias relativas a la obligación de las empresas de llevar una contabilidad regular, pero que esas disposiciones no incluyen sanciones que respondan a las necesidades de la Alta Autoridad;
Considerando que, sin perjuicio de la obligación de las empresas de poner a disposición de la Alta Autoridad, con fines de verificación o de control, el conjunto de sus libros y documentos contables y comerciales en la medida necesaria para el cumplimiento de las tareas que incumben a la Alta Autoridad, conviene, en particular, impedir que las empresas puedan sustraerse a una verificación eficaz alegando ausencia de contabilidad o de documentación comercial;
Considerando que, a estos efectos es necesario obligar a las empresas, con arreglo al artículo 47 del Tratado, a llevar una documentación contable y comercial, con todos los documentos justificativos, para estar en condiciones de ponerla a disposición de las personas encargadas por la Alta Autoridad de ejecutar misiones de verificación o control;
Considerando que, al margen de las obligaciones que dimanan para las empresas de su legislación nacional en materia de contabilidad, conviene precisar en una decisión obligatoria para todas las empresas, determinados elementos que deben figurar en la contabilidad;
Considerando que es igualmente necesario que las empresas establezcan para cada venta una factura, o cualquier otro documento relativo a la venta, que contenga las indicaciones indispensables para el ejercicio de un control eficaz;
Considerando que conviene limitar temporalmente la obligación impuesta a las empresas de conservar los documentos contables y comerciales habida cuenta de las misiones de la Alta Autoridad que pueden requerir medidas de investigación en materia de precios;
DECIDE:
Artículo 1
Las empresas estarán obligadas a llevar y a poner a disposición de los agentes mandatarios de la Alta Autoridad, con ocasión de controles o verificaciones en materia de precios, una documentación contable y comercial que incluya, como mínimo:
a) La carpeta del perdido, con su respectiva correspondencia clasificada de forma que permita su control;
b) Para todas las ventas, el duplicado de la factura, o cualquier otro escrito que se inserte en la contabilidad, en el que figuren, como mínimo, las siguientes indicaciones:
- nombre y dirección del comprador
- naturaleza, calidad, cantidad del producto vendido
- fechas de la factura y de la entrega
- precio y cualesquiera otras condiciones de venta practicadas;
estos documentos deberán estar clasificados de forma que permitan el control de los escritos contables;
c) Un libro de ventas o cualquier otro documento contable en el que figuren, por orden cronológico, todas las ventas, con indicación, como mínimo, de la fecha del documento de venta, del nombre del cliente o del número de la factura y de los importes que haya que pagar;
d) Un libro de caja en el que figuren, por orden cronológico, todos los cobros y pagos efectuados por caja, con indicación de la fecha, nombre del comprador e importe, llevado de manera que permita, en todo momento, la verificación del cobro;
e) Los extractos y otros documentos relativos a las cuentas bancarias y a las cuentas de cheque postal, separadas en función de cada establecimiento financiero y por orden cronológico, clasificadas de forma que permitan, en todo momento, el control del saldo;
f) Los estadillos, recibos, notas y extractos de cuenta relativos a los pagos y cobros, clasificados de forma que permitan el control del libro de caja mencionado en el párrafo d);
g) Cuentas
- cliente abiertas individualmente, en las que se lleve, con su fecha, todos los importes debidos y pagados por los clientes; las cuentas
- cliente no serán obligatorias siempre que esos importes estén inscritos con mención de fecha en el libro de ventas o en el documento mencionado en el párrafo c).
Artículo 2
Las empresas deberán estar en condiciones de presentar a los agentes o mandatarios de la Alta Autoridad encargados de misiones de control o verificación sus documentos contables y comerciales del año natural en curso y, como mínimo, de los cinco años naturales anteriores.
Artículo 3
Las sanciones previstas en el párrafo 3 del artículo 47 del Tratado serán aplicables a las empresas que se sustrajeran en las obligaciones derivadas de la presente Decisión.
Artículo 4
La presente Decisión será publicada en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas. Entrará en vigor el 1 de noviembre de 1964.
La presente Decisión fue acordada por la Alta Autoridad en su sesión de 8 de julio de 1964.
Por la Alta Autoridad
El Presidente
Dino DEL BO