EL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DE LA FUNDACIÓN EUROPEA PARA LA MEJORA DE LAS CONDICIONES DE VIDA Y DE TRABAJO,
Visto el Reglamento (CEE) n° 1365/75 del Consejo, de 26 de mayo de 1975, relativo a la creación de una Fundación Europea para la Mejora de las Condiciones de Vida y de Trabajo (1), cuya última modificación la constituye el Reglamento (CEE) n° 1947/93 (2),
Visto el Reglamento (CEE) n° 1417/76 del Consejo, de 1 de junio de 1976, relativo a las disposiciones financieras aplicables a la Fundación Europea para la Mejora de las Condiciones de Vida y de Trabajo (3), cuya última modificación la constituye el Reglamento (CEE) n° 1949/93 (4),
Vista la Decisión de la Comisión, de 8 de febrero de 1994, sobre el acceso del público a los documentos de la Comisión,
DECIDE aprobar el siguiente código de conducta relativo al acceso del público a los documentos de la Fundación:
Principio general
El público tendrá el mayor acceso posible a los documentos en posesión de la Fundación.
Se entenderá por "documento" todo escrito, sea cual fuere su medio de presentación, que contenga datos existentes y se halle en posesión de la Fundación.
Tramitación de las solicitudes iniciales
Las solicitudes de acceso a los documentos deberán hacerse por escrito y en forma suficientemente precisa; habrán de contener información que permita la identificación del documento o documentos de que se trate. En caso necesario, la Fundación pedirá más detalles al solicitante.
Cuando el autor de un documento en posesión de la Fundación sea una persona física o jurídica, un Estado miembro, otra institución u organismo comunitario o cualquier otro organismo nacional o internacional, la solicitud deberá dirigirse directamente al mismo.
La Fundación, en consulta con los solicitantes, buscará una solución equitativa para dar curso a las solicitudes reiteradas y a las que se refieran a documentos voluminosos.
El acceso a los documentos se efectuará mediante consulta in situ o mediante el envío de una copia al solicitante por cuenta del mismo.
Se cobrará una tarifa de 10 ecus, más 0,036 ecus por hoja de papel, cuando se trate de copias de documentos impresos que tengan más de 30 páginas. Las tarifas aplicables a la información en un medio distinto del papel se determinará en cada caso, pero sin que exceda nunca de una cantidad razonable.
La Fundación podrá disponer que la persona a la que se dé acceso a un documento no lo pueda reproducir o difundir con fines comerciales, mediante venta directa, sin su autorización previa.
En el plazo de un mes, la Fundación comunicará al solicitante la aprobación de su solicitud o la intención de darle una respuesta negativa. La falta de respuesta en el plazo de un mes a partir de la fecha de la solicitud equivaldrá a la intención de denegar el acceso.
Tramitación de las solicitudes de confirmación
Cuando la Fundación rechace una solicitud, informará de ello al interesado y le hará saber que dispone de un mes para dirigir a la Fundación una solicitud de confirmación, a fin de que ésta reconsidere su decisión, y que, de no hacerlo, se entenderá que ha renunciado a su solicitud original.
De presentarse dicha solicitud de confirmación, la Fundación deberá decidir sobre la misma dentro del mes siguiente a su presentación. En el caso de que la Fundación decida denegar el acceso al documento, deberá comunicarlo por escrito al solicitante lo antes posible. La falta de respuesta en el plazo señalado de un mes equivaldrá a una negativa. La decisión deberá ser motivada e indicar las posibles vías de recurso, a saber, el recurso judicial y la reclamación ante el Defensor del Pueblo en las condiciones previstas en los artículos 173 y 138E, respectivamente, del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.
Régimen de excepciones
La Fundación denegará el acceso a todo documento cuya divulgación pueda vulnerar:
- la protección del interés público (la seguridad pública), las relaciones internacionales, la estabilidad monetaria, procedimientos judiciales y actividades de inspección e investigación,
- la protección del individuo y de la intimidad,
- la protección del secreto comercial e industrial,
- la protección de los intereses financieros de la Fundación,
- la protección de la confidencialidad que haya solicitado la persona física o jurídica que haya proporcionado la información o que requiera la legislación del Estado miembro que haya proporcionado la información.
La Fundación podrá también denegar el acceso a un documento a fin de salvaguardar su interés en mantener el secreto de sus deliberaciones.
Aplicación
La Fundación adoptará las medidas necesarias para que los presentes principios puedan aplicarse antes del 1 de abril de 1998.
Revisión
La Fundación se compromete a revisar el presente código de conducta al cabo de dos años de su entrada en vigor, teniendo en cuenta los informes que elaboren la Secretaría General del Consejo y la de la Comisión sobre los códigos de conducta de estas instituciones.
Hecho en Dublín, el 21 de noviembre de 1997.
Por el Consejo de Administración
Marjaana VALKONEN
Presidenta
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(1) DO L 139 de 30.5.1975, p. 1.
(2) DO L 181 de 23.7.1993, p. 13.
(3) DO L 164 de 24.6.1976, p. 16.
(4) DO L 181 de 23.7.1993, p. 26.